Organizacja imprezy sportowej – jak powinna przebiegać?

Impreza sportowa może być przeprowadzana dla zawodowców lub amatorów, jak również w ramach integracji czy imprez firmowych, festynów czy turystycznych eventów. Odbywają się one często na świeżym powietrzu lub w zamkniętych obiektach. Aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom i widzom, warto znać podstawy prawne. Dlatego przeczytaj nasz artykuł, z którego zdobędziesz cenną wiedzę.

Od czego zacząć, czyli plan imprezy sportowej

Pierwszym krokiem jest plan imprezy sportowej. Istotne jest opracowanie koncepcji i logistyki. Należy w tym momencie ustalić składniki wydarzenia. Czy będzie się ono odbywać w plenerze? Czy w zamkniętych obiektach? Wówczas konieczne będzie zapoznanie się z przepisami prawnymi, które umożliwiają organizację eventu. Ważne jest także zaznajomienie się ze standardami organizacyjnymi obowiązującymi w Polsce. Dobrze jest poza tym określić cele czy oczekiwania uczestników. Warto także pomyśleć o wyposażeniu technicznym i logistyce czy promocji. Poza tym dobrze jest uwzględnić:

Przeczytaj również: Jak wygląda organizacja imprez?

• zdobycie patronatów medialnych,

• wykonanie strony WWW eventu,

• obsługę techniczną,

• oprawę artystyczną, wideo i fotograficzną.

Jeśli chodzi o promocję, to mogą to być media internetowe, media społecznościowe, newslettery, fora internetowe, grupy tematyczne czy lokalne firmy. Istotne jest zachowanie spójności materiałów.

Zasady organizacji imprezy sportowej w Polsce

Za prawną definicję imprezy sportowej i rekreacyjnej uważa się pojęcie imprezy masowej w związku z Ustawą z dnia 22 sierpnia 1997 roku o bezpieczeństwie wydarzeń imprez masowych. Ponadto wymagana jest procedura pozyskiwania zgody na ich organizację czy tryb odwoławczy od decyzji administracyjnej. Organizacja imprez sportowych opiera się na ustawie Prawo ruchu drogowego i Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Dotyczy to:

• wyłączenia w sposób szczególny drogi,

• najem lub dzierżawa terenu,

• otrzymywanie innych pozwoleń.

Etapy organizacji imprezy sportowej

Impreza turystyczna lub sportowa składa się z kilku etapów. Pierwszy jest przygotowawczy i sprowadza się do otrzymania środków i ustaleniu metod działania. Obejmuje pozyskanie niezbędnego sprzętu i urządzeń sportowych. Składa się także na zapewnienie ich sprawności czy otrzymanie pomocników, którzy są wymagani do przeprowadzenia imprezy. Na tym etapie przygotowuje się obiekty sportowe. Następnie realizuje się zawody, a potem kończy wydarzenie. Etap ten obejmuje:

• ułożenie obiektów,

• oddanie sprzętu,

• podsumowanie eventu,

• ocenę wydarzenia.

Na koniec dobrze jest podziękować sponsorom.

Co powinno się znaleźć we wniosku?

We wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej powinny się znaleźć:

• dane organizatora,

• dane osób, które są uprawnione do występowania w imieniu organizatora,

• dane kierownika do spraw bezpieczeństwa,

• miejsce, termin, godziny i charakter wydarzenia,

• przewidywana liczba widzów.

Dodatkowo nie może zabraknąć informacji o zgodzie właściciela czy zarządcy terenu lub obiektu na organizację imprezy. Także ważna jest informacja o odpłatności za wstęp na event.

Najważniejsza kwestia: harmonogram

Organizacja imprezy sportowej składa się z kilku etapów. Dlatego rozpisz najważniejsze rzeczy. Określ mniejsze działania i wypisz osoby, które za nie odpowiadają. Stwórz plan B, gdyby coś się nagłego stało. Weź pod uwagę harmonogram wydarzenia. Jak będzie przebiegał? Opisz towarzyszące konkursy, rozdanie nagród czy wystąpienia partnerów. Nie zapomnij o uwzględnieniu przerw!