Jak wygląda organizacja imprez?

Organizacja imprezy to nie lada wyzwanie. Firmowa, plenerowa, a może okolicznościowa – najlepiej skorzystać z pomocy firmy organizującej imprezy. W naszym poradniku przyglądamy się, jak ją zorganizować. O jakich czynnikach nie można zapomnieć? Co uwzględnić, planując budżet? Sprawdź, jak wypromować wydarzenie i jakie miejsce wybrać!

Budżet, czyli ile przeznaczyć pieniędzy

Pierwszym krokiem w organizacji imprez w Warszawie lub innym mieście jest zaplanowanie budżetu. Warto wcześniej pomyśleć, co będzie potrzebne i trzymać się planu i budżetu. Sprawdź, co jest możliwe, a o czym lepiej zapomnieć. W przypadku organizacji imprez artystycznych skontaktuj się z managerami artystów. Sprawdź dostępność klubów oraz kwestie techniczne. Dopiero potem przygotuj plan obejmujący dane części wraz z kwotą:

Przeczytaj również: Organizacja imprezy sportowej – jak powinna przebiegać?

• opłacenie klubu,

• wynagrodzenie dla zespołów czy warsztatów,

• płatne reklamy,

• promocyjne materiały,

• wynajęcie sprzętu,

• inne koszty – na przykład mandaty.

Organizacja imprez a promocja

Planujesz imprezę sportową, plenerową czy artystyczną? Skorzystaj z możliwości promocji i organizacji imprezy! Ważne, aby rodzaj promocji był dopasowany do grupy docelowej. Organizacja imprez artystycznych powinna się wiązać z promocją w Social Mediach. Inaczej będzie się promować koncert z muzyką klasyczną. Wówczas wystarczą plakaty. Do form promocji zalicza się:

Przeczytaj również: Kompleksowa obsługa imprez okolicznościowych

• zewnętrzne billboardy,

• gadżety reklamowe,

• reklamy w mediach,

• akcje reklamowe z partnerami,

• reklama w mediach społecznościowych.

Organizowanie imprez a miejsce

W przypadku organizowania imprez dla pracowników dobrze, aby wybrać lokal umożliwiający łatwy dojazd. Można pomyśleć o dojeździe wynajętym autobusem. Jeśli chodzi o lokalizację, nie musi być to wcale hotel z wieloma gwiazdkami. Dobrze jednak, aby znajdował się przy centrum miasta. Dodatkowo sprawdź, czy w pobliżu znajduje się parking. Poza dogodną lokalizacją ważny jest metraż. Powinni się w nim zmieścić wszyscy uczestnicy.

Przeczytaj również: Ile kosztuje organizacja imprezy okolicznościowej w restauracji?

Dodatkowe kwestie to:

• dobre oświetlenie,

• dostęp do nowoczesnego sprzętu – audiowizualnego,

• bezprzewodowego Internetu.

Dobrym pomysłem jest obiekt plenerowy, umożliwiający integrację pracowników na świeżym powietrzu.

Organizowanie imprez – poczęstunek i atrakcje

Organizacja imprez okolicznościowych jest istotna. Tylko wtedy masz gwarancję, że goście dobrze się bawią. Są też odpowiednio obsługiwani. Od ilości gości zależy przygotowanie posiłki. Możesz go przygotować samodzielnie lub skorzystać z profesjonalnego cateringu. Jest to dobra opcja, jeśli chcesz zaoszczędzić sobie czasu czy nerwów.

Żadna udana impreza nie może się odbyć bez atrakcji. Dlatego uwzględnij tańce i określ miejsce na parkiet. Wszystko zależy od preferencji gości. Dobrze jest wynająć DJ-a lub zintegrować gości dzięki zabawie w karaoke. Catering, dekoracje i zaproszenia to podstawa udanej imprezy okolicznościowej.

Organizacja imprez plenerowych

Organizacja imprez plenerowych obejmuje między innymi spotkania integracyjne. Są wyjątkowo popularne w okresie letnim i wiosennym. Wokół obiektów konferencyjnych z salami biznesowymi można korzystać z terenów zielonych. Dobrym pomysłem są namioty. Pod nie można poustawiać stoły i wydzielić strefy z grillem i ogniskiem. Poza tym w pobliżu powinny się znajdować sportowe boiska. Niekiedy obiekty znajdują się nad jeziorem czy morzem. Alternatywą może być zorganizowanie pikniku. Wtedy dobrze jest się zabezpieczyć przed zmienną pogodą i poustawiać namioty.